Klicka på rubrikerna för att enkelt komma till den information du vill läsa om

• Inlämnande av betalningsansökan
• Förutsättningar för betalning av stöd
• Bilagor till ansökan om utbetalning
• Stödbara kostnader (allmännyttigt utv. projekt, näringarnas utv. projekt och utbildningsprojekt)
• Stödbara kostnader (allmännyttigt investeringsprojekt)
• Fördelning av kostnader
• Fatalietider & betalningsrater
• Rapportering (landsbygdsverkets föreskrift 452/22/2008)
• Icke stödbara kostnader
• Inkomster
• Förskott
• 3-procents regeln
• Exempel på tillämpande av 3%-regeln
• Avbrytande av betalning av stöd samt återkrav
• Betalningsprocessen i Hanke 2007-systemet
• Föreskrift om ansökan om utbetalning
• Indikatorblankett

Inlämnande av betalningsansökan

• Blankett 2316 fastställd av landsbygdsverket
• Undertecknas av de(n) som enligt stödtagarorganisationens stadga har namnteckningsrätt
• Till ansökan om utbetalning fogas bokföringshandlingar samt nödvändiga utredningar och dokument (se längre fram)
• Ansökan sänds in till den lokala aktionsgruppen (Aktion Österbotten rf)
• LAG:en skall kontrollera att ansökan uppfyller formkraven och vid behov be stödtagaren komplettera ansökan. En bristfällig ansökan skall kompletteras inom utsatt tid, i annat fall avslås den.
• LAG:en gör en bedömning av hur den åtgärd som stöds avancerat i form av ett utlåtande. LAG:en sänder in utlåtandet jämte ansökningshandlingarna till TE-centralen.
• TE-centralen har också rätt/skyldighet att begära tilläggsutredningar

Förutsättningar för betalning av stöd

• Stödvillkoren har iakttagits
• Kostnaderna har blivit betalda av stödtagaren
• Utgiften som orsakats stödtagaren med anledning av projektet är:
  -faktisk
  -slutlig, och
  -verifierbar (specificerad faktura inkl. forsedel + verifikat att fakturan betalts)
• På fakturan eller kvittot skall antecknas projektets nummer
• Stöd betalas inte förrän utgiften har registrerats i stödtagarens bokföring som en utgift för projektet
• Stödtagaren skall lägga fram de handlingar och utredningar som gäller dessa förutsättningar
• Kostnaderna skall vara skäliga (utredning förutsätts, se längre fram)
• Framgå att kostnaderna för vilka stöds söks hänför sig till den åtgärd för vilket stödet beviljats
• Stödet betalas ut i förhållande till de finansieringsandelar som godkänts i stödbeslutet.
  -en utredning över att den övriga finansieringen enligt stödbeslutet har förverkligats i överensstämmelse med stödbeslutet skall företes.
  Förutsätts det t.ex. 30% i privat finansiering i projektet och ingen privat finansiering inkommit till projektet, betalas inte de övriga finansieringsdelarna ut (EU, Stat och kommun). Har projektet å andra sidan erhållit för mycket privat finansiering så minskas de övriga finansieringsandelarna i motsvarande mån i enlighet med stödbeslutet.

Bilagor till ansökan om utbetalning

• Revisionsberättelse över den senaste revisionen av stödtagarens organisation. I fleråriga projekt fogas revisionsberättelsen årligen i de fall och enligt den tidtabell som stödtagaren skall låta förrätta revision enligt revisionslagen.
  -Projekt kortare än 18 månader skall en revisionsberättelse över den senaste revisionen av stödtagaren fogas ansökan om slutbetalning.
• Huvud- och dagbok för projektet för den period som betalningsansökan gäller
  -Bokföraren skall med sin namnteckning styrka att bokföringen är korrekt
• Fakturakopior/utgiftsverifikat (inkl. beställningslistor och andra dokument som faktureraren sänt som bilaga till fakturan)                        -ska vara utställda på stödtagaren
  -numrerade enl. bokföringslagen
  -betalda av stödtagaren
  -projektnumret antecknade på de ursprungliga fakturorna
• Betalningsverifikat som godkänns är;
  -ett bankkontoutdrag
  -ett specificerat kassakvitto från en affär, eller
  -någon annan tillförlitlig utredning
• Finansiering en utredning av att den privata och övriga offentliga finansieringen genomförts i överensstämmelse med stödbeslutet.
  -Kopior på de verifikat som förts in i bokföringen samt kopior på kontoutdragen fogas till betalningsansökan
  -Om den privata finansieringen samlas in genom deltagaravgifter eller motsvarande prestationer skall en utredning över dessa influtit
• Inkomstverifikat kopior av de inkomstverifikat- och betalningsverifikat som förts in i bokföringen (gäller de fall då projektet haft inkomster)Utredning av prisnivån för att påvisa att kostnaderna är skäliga skall till betalningsansökan fogas

1. En utskrift av upphandlingsannonsen och ett motiverat upphandlingsbeslut enl. Lag om offentlig upphandling (348/2007)
2. Blankett 2310 eller motsvarande utredning av förfarandet vid begäran om anbud, jämförelse av anbud samt en motiverad upphandlingsutredning
3. Blankett 2310 eller motsvarande utredning av den gängse prisnivån på orten

• Lönekostnader

1. En kopia av den punkt i arbetsavtalet eller annan motsvarande utredning som visar lönens storlek och grunderna för den
2. En timjournal över det arbete som utförts inom projektet (blankett 2326L)
3. En utredning av grunderna för och betalningen av lagstadgade sidokostnader och semesterpenningar.
4. Platsannonsen för en arbetstagare som anställts för längre tid än ett år, även deltidsarbete (gäller inte ordinarie tjänsteinnehavare eller tillsvidare anställda hos sökanden)

• Arvoden en kopia av den punkt i ett avtal eller annat dokument arvodet bygger på.
• Resekostnader en reseräkning av vilken resans syfte framgår. Beträffande utrikesresor och studieresor bifogas dessutom reseprogrammet och en reserapport. Blankett 2320L bör användas eller blankett med motsvarande uppgifter. För utrikesresors del används blankett 2327L eller en blankett med motsvarande uppgifter och en reserapport skall uppgöras
• Uppgifter i anslutning till möteskostnader
  -Grunderna för mötesarvoden och andra möteskostnader,
  -En kopia av mötets föredragningslista samt deltagarförteckning 
   
• Naturaprestationer
  -Blankett 2325L används för utredning av arbete utfört utan vederlag till förmån för projektet och som behövs för genomförandet av projektet
• Delade kostnader avser en kostnad som inte endast hänför sig till ett projekt som ansökan gäller. I sådana fall skall till betalningsansökan fogas en motiverad utredning av hur kostnaderna är fördelade. Blankett 2321L finns uppgjord för utredningen.
• Publikationer och meddelanden avser kostnader för annonser, meddelanden eller publikationer. Beträffande dylika kostnader skall till ansökan fogas;

1. en kopia av tidningsannonser, reklamblad, broschyrer o.dyl
2. en utskrift av webbsidor som fått stöd, åtminstone hemsidan
3. senast i samband med slutraten skall ett exemplar av den publikation, audiovisuella material eller motsvarande produkt bifogas

• Byggande kopior av protokoll över syneförättningar som förutsatts i bygglov. Utgiftsverifikat över planeringskostnader skall fogas till den första betalningsansökan
• Maskiner och anordningar beträffande begagnad utrustning skall som bilaga bifogas en sakkunningbedömning eller annan utredning av maskinens eller anordningens gängse värde, återstående brukstid och tekniska egenskaper. (blnr 2324L)

Stödbara kostnader (allmännyttigt utv. projekt, näringarnas

utv. projekt och utbildningsprojekt)

Utgångspunkt: den av TE-centralen godkända projektplanen och stödbeslutet

1. Lönekostnader
   • lönekostnader jämte lagstadgade lönebikostnader (naturaförmåner godkänns inte)
   • skälig lön (motsvarande uppgifter inom kommunala sektorn)
   • Om en person avsätter bara en del av sin arbetstid för projektet godkänns den andel som enligt en särskild arbetstids-uppföljning hänför sig till projektet (arbetsdagbok skall användas av alla som arbetar inom projektet)
   • Arbetsuppgifter som hänför sig till sökandens vanliga, ordinära verksamhet, såsom godkännande av rese- och andra räkningar, personalutvecklingssamtal mm. är inte stödberättigade för projektet
2. Resekostnader
   • endast resekostnader som är nödvändiga för projektets genomförande och finns upptagen i projektplan och stödansökan
   • Dagtraktamenten och km-ersättning enligt statens resestadga
   • Utlandsresa kan godkännas om den finns upptagen i projektplan och att det finns särskilt vägande skäl. Målsättningar och kostnadsförslag skall finnas i projektplanen
   • Finns det inga belopp reserverade i kostnadsslaget ”utrikesresor” i stödbeslutet, kan inga utrikesresor godkännas (detta gäller alla kostnadsslag)
3. Köptjänster/anskaffningar i allmänhet 
   • Bör vara noggrant specificerade i projektplan
   • > 15 000 euro, exkl. moms (stödnivån över 50%) (gällande byggentreprenader i investeringsprojekt går gränsen vid 100 000 €)  - www.julkisethankinnat.fi (lag om offentlig upphandlig 348/2007)
   • Tillämpas inte lagen (348/2007) ska referenskostnader användas då kostnadernas skälighet bedöms (främst byggande)
   • 3 000-14 999 euro                                                                  -Offertbegäran, ”tillräckligt antal för att bedöma kostnadernas skälighet” ~ 3 offerter   
   • 500- 2 999 euro                                                                     -utreda normala prisnivån på orten/området, t.ex. genom att begära offert, ringa m.m.
   • Konkurrensutsättningen, begäran av offert eller utredning av prisnivån skall alltid dokumenteras!
   • Om inte den billigaste offerten väljs, skall det finnas vägande skäl, som skall framgå redan i offertbegäran.        
4. Hyreskostnader
   • För projektet hyrda utrymmen och kontorsmaskiner/utrustning
   • Leasingkostnader där föremålet förblir i stödtagarens ägo/besittning godkänns inte
   • Inte heller interna hyror är stödbara

     5.   Mötesarvoden 
                 -  Skäligt arvode för styrgruppsmöte (jfr. Kommunala sektorn)

      6.  Övriga kostnader

• Övriga kostnader som direkt orsakats projektet och är nödvändiga för genomförandet av projektet
• Telefonkostnader (samtal), kopiering, kontorsmaterial, tidningsannonser, postkostnader, blankettkostnader, lagstadgad hälsovård, kostnader för information och kommunikation osv.
• Användning av egna utrymmen (el, vatten o.dyl.) i vissa fall
  • Utredning över fördelningsgrunder (ej procenttal), enligt vilken kostnaderna fördelas mellan projektet och övrig verksamhet skall uppvisas redan i stödskedet (blnr 2306K)

    7. Natura prestationer

• Definition sådant arbete som utförts utan vederlag till förmån för ett projekt och som behövs för genomförandet av projektet
• Övriga naturaprestationer utgör inte godtagbara kostnader och kan inte beaktas som privat finansiering
• Godkänns som kompensation för privat finansiering i både utvecklingsprojekt och investeringsprojekt
• 10€/h (minst 15 år fyllda personer)
• För arbete utfört med traktor eller annan arbetsmaskin ytterligare 20€/h
• Arbete som utförts utan vederlag kan högst utgöra 75 % av den privata finansieringen i projektet
• Talkoplan (blnr 2306L) skall bifogas 

Stödbara kostnader (allmännyttigt investeringsprojekt)

• kostnader för anskaffning av material och tillbehör vid uppförande av byggnad, anläggning eller konstruktion, kostnader för reparation eller utvidgning inklusive arbetslöner och ackordkostnader och planeringskostnader
• kostnader för anskaffning av anläggningstillgångar med nära anknytning till byggnaden eller konstruktionerna
• Kostnader för planering som max uppgår till 10 % av kostnaderna för byggande
• Markförvärv i samband med anskaffning av en byggnad
• Brand- och talkoförsäkringspremier
• Bokförings-, rese-, löne-, arvodes- och kontorskostnader som föranleds av administreringen av projekt som gäller uppförande, reparation eller utvidgning av en byggnad, anläggning eller konstruktion, till den del kostnaderna inte överstiger 10 % av totalkostnaderna
• Anskaffningspriset av begagnad maskin eller anordning får inte överstiga maskinens gängse värde. Härtill skall maskinens återstående användningstid vara tillräcklig med avseende på investeringens syfte. Även maskinens tekniska egenskaper skall vara ändamålsenliga med avseende på användningen

  Fördelning av kostnader 

• Fördelningsgrunderna för indirekta kostnader (ex. kopierings-, telefon- och elkostnader) skall läggas fram i projektplanen. Som beräkningsgrund får inte användas allmänna koefficienter eller procenttal utan till exempel den kvadratmeterhyra som ligger till grund för hyran. Sökanden skall observera att kostnaderna för det projekt som stöds skall kunna verifieras och att man vid utbetalningsskedet skall kunna uppvisa verifikat över dem.
• Den utförda arbetstiden lämpar sig inte som grund för fördelning av de allmänna kostnaderna för ett projekt. Enbart utförande av arbete för ett projekt föranleder inte sådana kostnader, utöver lönekostnaderna, som kan hänföras till projektet direkt i förhållande till den utförda arbetstiden.

  Fatalietider & betalningsrater 

• Utbetalning av stöd skall sökas minst en gång om året.
• Utbetalning av den första raten skall sökas inom ett år från det att stödet beviljades.
• Sista raten skall sökas inom fyra månader från det att fristen för genomförandet av projektet/åtgärden har löpt ut.
• Utvecklingsprojekt – max 4 rater/år
• Maskiner och anordningar – max 2 rater
• Byggande – max 4 rater varav den sista minst 20% (ändras till 6 rater?)
• Beträffande semesterpenning som hör till lönekostnaderna får den sökas inom en månad från det att semesterpenningen senast skall betalas på basis av anställningen ifråga. 

Rapportering (landsbygdsverkets föreskrift 452/22/2008)

• Flerårigt projekt
  • -I samband med stödansökan ifylls målnivån på indikatorblanketten
  • Indikatoruppgifter (situationen 31.12) lämnas in inom januari månad
  • Årsrapport lämnas in inom mars månad. Ingen särskild blankett för ändamålet men den skall följa följande upplägg:
    • Sökandens namn, projektnamn och projektnummer
    • Sammanfattning av projektet
    • Rapport (detaljbeskrivning av projektet)
      - Projektets mål
      • De mål på en högre nivå som projektet ingår i
      • Projektets målsättningar

- Projektets förverkligande

• Åtgärder
• Tidtabell
• Resurser
• Organiseringen av genomförandet
• Kostnader och finansiering
• Rapportering och uppföljning (möten, styrgruppsarbetet)
• hypoteser om genomförandet och risker
  - Samarbetspartners
  - Projektets resultat och verkningar

• Förslag till fortsatta åtgärder
• Underskrift och datering
• Rapport som beskriver projektets framskridande lämnas in i samband med varje utbetalningsansökan, om inte års- eller slutrapport lämnas in samtidigt
• Slutrapport i samband med ansökan om slutbetalning, m.a.o. senast 4 månader efter att projekttiden upphört

• Projekt som varar under ett år
  - I samband med stödansökan ifylls målnivån på indikatorblanketten
  - Förverkligade indikatoruppgifter meddelas i samband med ansökan om sista utbetalning
  - Rapport som beskriver projektets framskridande lämnas in i samband med varje utbetalningsansökan, om inte års- eller slutrapport lämnas in samtidigt
  - Slutrapport i samband med ansökan om slutbetalning, m.a.o. senast 4 månader efter att projekttiden upphört
• Rapporterna skickas till den lokala aktionsgruppen, som i sin tur ansvarar för att uppgifter förs vidare till TE-centralen

Icke stödbara kostnader

• Kostnader som inte ingår i projektplan eller stödbeslutet
• kalkylerade kostnader
• Kostnader som baserar sig på uppskattning
• Kostnader som hänför sig till stödtagarens sedvanliga/normala verksamhet och inte heller förplägningskostnader
• Kostnader som har uppstått innan stödansökan blivit anhängig
• Löner och arvoden till den del de överstiger den nivå som allmänt betalas för motsvarande uppgifter inom kommunsektorn
• Anskaffning hos en sökande eller hos ett sådant företag vars verksamhet en person hos sökandeorganisationen på ett väsentligt sätt kan påverka, om inte anskaffningen på ett ändamålsenligt sätt har konkurrensutsatts
• Räntor, provisioner och överlåtelseskatt
• Kostnader för revisionsberättelse
• Anskaffningar av anläggningstillgångar på avbetalning, om inte äganderätten övergår under projekttiden
• Mervärdesskatt som inte kvarstår som slutlig utgift för stödtagaren
• Kostnader som inte kvarstår som slutlig utgift för stödtagaren p.g.a återbetalning eller gottgörelse
• Andra kostnader för avlöning än lagstadgade kostnader eller kostnader som följer av kollektivavtal och är förpliktigande för arbetsgivaren
• Myndighetstillstånd, registeringsavgifter och motsvarande, ej heller programlicenser till datorer
• Investeringar (anläggningstillgångar) är stödbara endast i investeringsprojekt, ej i de andra projektformerna
• Företagsvisa åtgärder är inte möjliga i allmännyttiga utvecklingsprojekt
• I ansökan om utbetalning skall bara antecknas stödbara kostnader enligt stödbeslutet. Missbruk kan leda till avslag eller sanktionspåföljd.

  Inkomster

• Stödtagarens inkomster från projektet skall dras av från de godtagbara kostnaderna under tiden för projektets genomförande
• utgörs av inkomster, bruksavgifter och andra motsvarande inkomster som under projektets gång eller som ett resultat av detta har erhållits genom försäljning av produkter, tjänster eller andra från projektet härstammande andra anläggnings- eller omsättningstillgångar, driftsersättningar

  Förskott

• Kan betalas ifall stödtagaren anhållit om förskott i samband med att stödansökan lämnades in samt att möjligheten till förskott intagits i det officiella stödbeslutet.
• Finns inte villkoret om möjlighet till förskott nämnts i stödbeslutet, kan inte förskott betalas.
• Kan beviljas till privaträttsliga allmännyttiga sammanslutningar
• Förskott kan betalas om följande villkor uppfylls;
  • Sökanden inte har betydande egna inkomster eller förmögenhet
  • Risken för att projektet inte blir genomfört är liten,
  • Det finns särskilda skäl för betalning av förskott
  • Betalning av förskott inte försvårar en ändamålsenlig övervakning av användningen av stödet
• Förskott kan betalas endast en gång
• Förskottsbeloppet utgör högst 20% av det beviljande stödbeloppet (EU+staten)
• Vid bedömningen av hur mycket förskott som kan betalas beaktas bl.a. projektets längd och omfattning, tidpunkten för projektets genomförande och tidpunkten för uppkommande av stödberättigade kostnader samt deras storlek.
• Behovet av förskott ska motiveras.
• Förskottet ”rättas upp” i samband med slutraten.
• Om förskott blivit betalt till projektet skall den sista raten utgöra minst 30 % av det beviljade stödbeloppet (Eu+staten)

3-procents regeln

• Härstammar från kommissionens ”övervakningsförordning” 1975/2006 artikel 31
• Om utbetalningsansökan innefattar icke-stöddugliga kostnader avdras dessa från de stöddugliga kostnaderna
• Om mer än 3 % icke-stöddugliga kostnader har inkluderats betalningsansökan, dras en andel som motsvarar beloppet av de icke-stöddugliga kostnaderna av från de stödberättigade kostnaderna.

Exempel på tillämpande av 3%-regeln

• Stödtagaren uppvisar 10 000 euro i kostnader. (Det offentliga stödet är 70%) = 7 000 euro
• Myndigheten fastställer de stödberättigande kostnaderna till 9 000 euro * 70 % = 6 300 euro
• Myndigheten betalar 6 300-(7 000-6300) = 5 600 euro

Avbrytande av betalning av stöd samt återkrav

• TE-centralen skyldig att avbryta betalning eller återkräva stöd som betalats felaktigt eller utan grund, om
  
  1. Villkoren för beviljande eller betalningen inte uppfyllts
  2. Stödtagaren har gett sådana felaktiga eller bristfälliga uppgifter som väsentligt inverkat på beviljandet eller betalningen av stödet
  3. Stödtagaren utan myndighetens tillstånd har överlåtit objektet för den investering som stöds innan fem år förflutit från betalning av sista stödraten
  4. Stödtagaren vägrar bistå vid inspektion.

Betalningsprocessen i Hanke 2007-systemet

 

Föreskrift om ansökan om utbetalning

Landsbygdsverkets föreskrift om mottagning av ansökningar om utbetalning av Företags- och projektstöd och handläggning av dem i aktionsgrupperna (pdf dokument, öppnas i nytt fönster)

Indikatorblankett

• I ansökningsskedet fyller man i projektets målnivå (personer eller stycken) i kolumnen målnivå
• I fleråriga projekt uppges projektets utfall på indikatorblanketten en gång om året
• Om projektet varar under ett år uppges utfallet när projektet avslutats
• Alla uppgifter uppges kumulativt, dvs. alla resultat som uppkommit fram till rapporteringstillfället antecknas
• Allmännyttiga projekt uppger bara de resultat som uppkommer direkt via projektets verksamhet