Denna guide är gjord för sökandens hjälp innan man får ELY-centralens beslut. I beslutet från ELY-centralen följer utförliga anvisningar och specifikationer, som måste läsas grundligt efter att beslutet anlänt.
Det lönar sig att läsa den här guiden med eftertanke och att följa råden. Man kan alltid ringa till Aktion Österbotten om någonting känns oklart!
Klicka här om du vill ladda ner guiden i word-format
Sökande
Sökanden kan till exempel vara en registrerad förening, ett samfund, en organisation eller ett mikroföretag inom hantverk-, turism-, och servicebranschen.
Sökprocessen
1. Ta kontakt med Aktion Österbottens personal eller styrelsens medlemmar, av vilka du får råd och hjälp vid uppgörande av projektplanen.
2. Ansökan inlämnas till kansliet, varvid den blir anhängiggjord.
3. Aktion Österbottens projektkunniga behandlar ansökan. Om de anser att projektet inte ännu är redo för presentation åt styrelsen, förbättras planen tillsammans med sökanden.
4. Aktion Österbottens styrelse (med representanter för kommuner, föreningar, företag och landsbygdens enskilda invånare) ger sitt utlåtande om projektet och sänder ansökan till ELY-centralen.
5. Österbottens ELY-centrals landsbygdsavdelning gör ett skriftligt beslut.
OBS! Projektet kan påbörjas på egen risk efter att ansökan inkommit till Aktion Österbottens kansli, men ELY-centralens beslut är det slutgiltiga ”sigillet” för påbörjande av projektet.
Projektplanen och blanketter
Projektplanen är den viktigaste bilagan till ansökan!
Blanketter får man från Aktion Österbottens kansli, vår hemsidas materialbank eller från internet adressen www.mavi.fi
När kan man starta ett förordat projekt?
Ansökan har anhängiggjorts och det kan påbörjas på egen risk, då det anlänt till Aktion Österbotten rf:s kansli (=diariedatum). Aktion meddelar diariedatumet åt sökanden.
Österbottens ELY-centrals landsbygdsavdelning gör det slutliga beslutet om projektet finansieras eller inte. ELY-centralens landsbygdsavdelning sänder beslutet till projektets sökande samt till Aktion.
Om Aktions styrelse har förordat finansieringen av projektet, kan ELY-centralen avvika från detta förordande endast med mycket vägande skäl (egentligen bara om finansieringen skulle strida mot lagligheten) I praktiken är alltså ett negativt svar högst osannolikt efter att Aktion förordat det, eftersom man underhandlat med ELY-centralen redan innan styrelsemötet. Men om Aktions styrelse inte förordar en finansiering kan inte heller ELY-centralen bevilja det. Aktion ansvarar alltså för projektens ändamålsprövning och ELY-centralen för laglighetsprövningen.
Som utgifter för projektet kan godkännas endast sådana som uppstått efter att ansökan anhängiggjorts (diariedatum). Man kan alltså inte påbörja projektet innan ansökan anhängiggjorts. Om projektet påbörjas under tiden mellan anhängiggörandet och det slutliga beslutet (ELY-centralens landsbygdsavdelning), fungerar man på egen risk: om beslutet är negativt, betalar sökanden själv alla kostnader som uppstått.
Projektets kontaktperson, projektledaren
Projektet bör ha en kontaktperson till vilken man skickar all post. Kontaktpersonen är oftast projektledaren. Denna person har ansvar för att sprida information till sina egna trupper. Kontaktpersonen ser till att informationsgången fungerar, att projektets alla viktiga papper finns på ett ställe och att projektets saker även i övrigt är i ordning.
Grunderna i projektets pappersexercis
Bokföringen
Projektet bör ha ett eget kostnadsställe i sökandens bokföring. Vid planering av bokföringen bör man använda som grund projektets kostnadskalkyl, dvs göra en kontokarta med eget konto för löner, resor, köptjänster, hyror, kontorsutgifter, övriga kostnader, byggandets kostnader, byggandets arbetskostnader osv. Också projektets finansiering antecknas synligt!
Då räkningar betalas bör man i samband med godkännandet anteckna på fakturan på vilket konto det ska bokföras (löner, köptjänster, övriga utgifter osv.). På det här viset kan också projektledaren följa med hur mycket pengar som gått åt per kostnadsställe och hur mycket pengar som ännu kan användas samtidigt som bokföraren får korrekt information.
Talkodagböckerna och timdagböckerna bör vara up to date. I efterhand är det svårt att komma ihåg vem som gjorde vad, hur länge och hur mycket. Talkoarbete och gåvor förs inte in i bokföringen utan har egna blanketter.
Uppföljningsblanketterna och utbetalningsansökningarna levereras till Aktion Österbotten rf, som vidarebefordrar alla papper vidare till ELY-centralen. Rapporter, sammandrag m.fl. ska alltid undertecknas, så man vet vem som ansvarar för riktigheten av informationen och av vem man kan få eventuella kompletteringar. Det lönar sig att ta en kopia på alla papper åt sig själv! Kom ihåg att namnet skall tecknas av den som har namnteckningsrätt för föreningen (ibland kan det vara två tillsammans).
Mötesprotokoll
- Om stödtagaren inte har en officiell styrgrupp, men ändå tillsatt en (informell) projekt-, arbets-, eller referensgrupp med anledning av projektet, så skall även protokoll över dessa möten föras
- Närvarande och behandlade ärenden bör åtminstone framgå av protokollet.
- En kopia av protokollet sänds in till ELY-centralen i samband med ansökan om utbetalning
- Om projektet inte förverkligas enligt stödbeslutet
- Om sökanden besluter efter att ha fått finansieringsbeslutet att projektet inte förverkligas bör detta meddelas till Aktion utan dröjsmål. På det här sättet kan finansieringsbeslutet upphävas helt och de reserverade pengarna frigöras för annat ändamål.
Anmälan om ändringar
- Söka om ändring före åtgärden genomförs
- Ändringar i kostnadsförslaget,
- Anmälan /anhållan om utlandsresa
- förlängning av projekttid, godtagbara skäl (3, 5)
- Åtgärd genomförs endast delvis eller inte alls blir genomförd
- Uppkomst av nya åtgärder som bör vidtas
- Anmälan om ändringar inom stödtagarorganisation (ändring av juridisk form, ny projektledare, ändring namnteckningsrätt, osv.)
- Förändrade förhållanden som kan medföra att betalningen av stödet avbryts eller stödet återkrävs (inskränkande av verksamheten, upphörande av verksamheten)